DRUCKEN & ARCHIVIEREN

E-Mail Archivierung

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Wussten Sie, dass alle E-Mails Ihres Unternehmens veränderungssicher für bis zu 10 Jahre archiviert werden müssen?

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Wie realisieren Sie diese Archivierungspflicht nach den Bestimmungen der GoBD?

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Wie leicht ist es Ihnen möglich, sämtliche E-Mail Kommunikation nachzuvollziehen?

Das Problem

E-Mails müssen genau wie Geschäftsbriefe über Jahre hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar archiviert werden. Dies ist in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zu Datenzugriff, genau festgelegt. Ein Ausdruck oder die einfache Ablage in Ihrem Outlook-Archiv reichen dafür nicht aus, weil E-Mails dort jederzeit gelöscht oder verändert werden könnten. Zusätzlich ist es ohne ein Archivierungssystem unmöglich, alle E-Mails des Unternehmens zu durchsuchen, weil sich die E-Mail verstreut in den Postfächern ihrer Mitarbeiter befinden.
Die Lösung
Mit unserer gesetzeskonformen E-Mail Archivierung werden von Ihren E-Mails vollautomatisch Kopien erstellt und veränderungssicher archiviert, so dass Sie die GoBD Bedingungen erfüllen können. Zusätzlich wird auch ihr Arbeitskomfort erheblich gesteigert: Mit den intelligenten Suchfunktionen können Sie im Archiv z.B. die gesamte E-Mail-Kommunikation Ihres Unternehmens mit einem Kunden nachvollziehen. Auch nach einzelnen Begriffen kann schnell gesucht werden. Diese Suche ist dann z.B. auch über einen gesicherten Zugang mit einem Webbrowser oder direkt aus Ihrem Outlook möglich.
Leistungen im Überblick
  • Komplettlösung für die gesetzeskonforme E-Mail Archivierung zum monatlichen Festpreis
  • Revisionssichere Ablage möglich
  • Intelligente Suchfunktionen machen das Wiederfinden aller E-Mails unternehmensweit kinderleicht
  • Automatisierte Lösung ohne Bedienungsaufwand für Sie
  • Schutz vor Datenverlust bei Ihren E-Mails
  • Volle Zugriffskontrolle und Rechtesteuerung, wer welche Mails einsehen darf
  • Zugriff über Outlook, Webbrowser oder Smartphone möglich

NOCH FRAGEN?

Interesse geweckt, oder noch offene Fragen? Zögern Sie nicht, mit uns in Kontakt zu treten.
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